В съвременния конкурентен бизнес свят всички организации са изправени пред нови предизвикателства относно устойчивата производителност и създаването на най-ангажираната работна сила. Получаването на целевия резултат във всяка организация зависи най-вече от последователността на нивото на производителност на служителите.

В днешната бизнес среда никоя организация не може да постигне най-високите си нива на производителност, освен ако всеки един от служителите е ангажиран с подобряването на организационните нива за производителност. Това означава, че служителите ще допринесат за растежа на бизнеса.

Но за съжаление, някои собственици на бизнес са склонни да проследяват ежедневната производителност на своите служители, а резултатът е фактът, че изпълнението на работата им ще бъде вредно за растежа на бизнеса и това нещо няма да може да бъде открито и контролирано.

Подобно нещо би съсипело способността на бизнеса да постигне целите си. Но благодарение на технологиите и на софтуерните инструменти за мониторинг на производителността на служителите, организациите не трябва да чакат прекалено продължителни програми за оценка на работата на служителите, за да знаят как се справят по време на работа.

Основни причини за използване на софтуер за наблюдение на служителите

Имейлите са основният източник на нарушения на данните за компаниите, тъй като служителите трябва да обменят информация чрез бизнес кореспонденция, така че е изключително важно да защитите и проследявате данни, когато се изисква да спазвате законите на HIPAA, исканията на GRAMA и наредбите на FINRA.

На пазара има някои прости решения за наблюдение на електронна поща, които ще ви помогнат да наблюдавате имейлите на служителите, за да сте сигурни, че критичните данни не се споделят целенасочено или неволно. Програмите за мониторинг на служителите включват способности за наблюдение на електронна поща и повече инструменти за наблюдение на други дейности на служителите, докато те вършат работата си.

Друг централен аспект на софтуера за мониторинг на служителите е способността да проверяват тяхната активност, докато използват оборудването на компанията като нейните лаптопи и настолни компютри. Такива решения ще могат да ви позволят да видите кои уебсайтове се осъществяват от вашите служители, кои са служителите, които обикновено изтеглят файлове и когато свързват или премахват USB устройства.

Тези инструменти също ще могат да ви предупреждават, когато се търсят конкретни ключови думи, които изискват загриженост от вашата компания, а те включват търсене на работа, търсене на порнография или търсения, свързани с конкурентни контакти.

Най-добрите инструменти за наблюдение на работното място ще ви предложат административен контрол, който ще ви позволи да блокирате подобни видове дейности, както и да ограничите достъпа до неподходящи или необезпечени уебсайтове. Можете успешно да използвате инструменти за наблюдение на работата на вашия служител, за да разберете какво е служител в наши дни.

Какво трябва да вземете под внимание юридически и технически погледнато?

Наблюдението на имейлите на служителите може да изглежда нарушение на личния живот на служителите, но Върховният съд на САЩ през 2010 г. постанови, че е законно организациите и компаниите да следят действията на служителите, докато те са на работа и докато използват бизнеса „оборудване. Това включва пейджъри, лаптопи, USB устройства и мобилни устройства. Програмите за наблюдение на ключови дневници и за заснемане на пароли могат да се използват, дори ако има някаква етична полемика около предмета на тяхното използване.

Важно е да запомните, че федералното правителство не поставя ограничения за наблюдение на интернет на служителите. От друга страна, има някои отделни държави, които поставят защитата на първо място.

Понастоящем все повече държави изискват служителите да уведомяват своите работници, в случай че тяхната компания следи онлайн активността на служителите и това включва натискания на клавиши и имейли. Такива известия могат да бъдат разкрити в наръчника на служителя или като напомняне по имейл.

Стелт режим срещу прозрачен режим

Когато работодателите използват такива инструменти за мониторинг, те могат да изберат опцията да ги използват скрит или прозрачен режим.

Стелт режимът е известен също като безшумен режим и това означава, че служителите не могат да видят факта, че са наблюдавани. Висококачествените инструменти за наблюдение ще работят невиждани и незабелязани от служителите.

Прозрачният режим на наблюдение ще позволи на вашите служители да видят програмата за наблюдение на техните системи. Такъв софтуер изисква инсталация на всеки отделен компютър, включително административния портал. Това няма да е толкова лесно, колкото стелт режимът, тъй като администраторите ще трябва да проверяват всеки доклад от всяка система, за да видят как се справят служителите.

Как работят инструментите за мониторинг?

Инструментите за проследяване на служителите трябва да бъдат инсталирани на множество системи, включително централна станция, в случай че работодателите искат да не бъдат открити от потребителите. За да работи този тип инструмент правилно, първо трябва да изключите защитната стена и тя ще бъде включена отново, след като инсталационният процес приключи.

От друга страна, на практика е невъзможно програмата да работи без допълнителни пластири и програмиране, за да може софтуерът за мониторинг на PC да работи около програмата. Това ще пробие дупка в системата за сигурност и ще направи мрежата уязвима за всякакъв вид злонамерен софтуер, вируси, шпионски софтуер и т.н.

Бъдете предпазливи при вирусите прикрито

Трябва да сте наясно с факта, че има много инструменти за наблюдение на служителите, които всъщност са маскирани вируси и макар че могат да ви дадат възможности за записване на ключове и задържане на парола, те също ще събират данните зад кулисите и ще ги продават, за да нарушат сигурността на организацията. Повечето инструменти за наблюдение на активността на служителите могат да работят около защитната стена, но все пак е възможно някои заплахи да преминат през неоткрити.

Внедряване на софтуера: Облачно и локално

Друг важен аспект, който трябва да вземете предвид, е начинът, по който прилагате софтуера. В помещенията е най-често използваната опция и повечето инструменти я предлагат. Това ще ви позволи да хоствате програмата и данните, които събира на вашия собствен сървър. Това решение изисква малко повече познания по ИТ и може да отнеме повече време, за да се настрои. Облачните решения, от друга страна, са по-лесни за управление и те могат да бъдат настроени по-бързо от локалното внедряване.

Решения, които отговарят на вашите нужди

Родителският софтуер и софтуерът за мониторинг са две решения, които наблюдават използването на личния компютър. И двете се инсталират и използват на един компютър и не представляват същите заплахи като инструментите за наблюдение на електронната поща, например, за които вече казахме, че работят около защитни стени.

Софтуерът за наблюдение и родителският софтуер се предлагат с допълнителни опции, които са предназначени да предотвратят кибератаки заедно с инструменти за наблюдение на деца и съпрузи, когато излизат онлайн.

Има много фирми, които също търсят софтуер за електронна поща и приложения, които наблюдават изходящи и входящи съобщения за шпионски софтуер, вируси и троянски коне.

Има и софтуер за криптиране на имейли, който може да защити личните данни и критичната информация, когато се предава на получатели на трети страни. Такива инструменти ще гарантират, че чувствителните данни се достъпват и използват само от хора, които наистина се нуждаят от информацията, като същевременно ще я поддържат възможно най-сигурна.

Ето най-добрите пет избора за наблюдение на дейността на служителите:

Teramind

Teramind предоставя софтуер, който оптимизира процеса на събиране на потребителското поведение на служителите на персонални компютри, за да идентифицира подозрителна активност, да следи ефективността и ефективността, да открива възможни заплахи и да гарантира спазването на индустрията. Мисията на Teramind е да намалява инцидентите със сигурността чрез предоставяне на достъп в реално време до дейностите на потребителите, като предлага предупреждения, сигнали, пренасочвания и блокировки на потребителите за поддържане на бизнеса и организациите възможно най-сигурни и максимално ефективни.

Софтуерът се предлага както в локални, така и в облачни възможности за внедряване, за да отговори на изискванията на всяка организация.

Teramind може успешно да определи кои потребители са най-рискови за вашия бизнес, като анализира тенденциите в тяхното поведение. Можете да проверите какви конкретни политики са нарушили и след това да ги образовате, за да предотвратите бъдещи инциденти.

С този инструмент можете също да напишете правила, които реагират на всяка наблюдавана потребителска активност, като блокиране на изпращане на имейл или предупреждение при отпечатване на определен документ. Освен това имате възможност да записвате и регистрирате цялата активност, а те я възпроизвеждат като видео и анализират метаданните на сесията.

За да започнете работа със софтуера, трябва да изпълните следните стъпки:

• Регистрирайте се безплатно в софтуера за наблюдение на служителите на Teramind Basic Cloud.
• Инсталирайте агентите за мониторинг на машините, които искате да наблюдавате и вземете решение за опции за пълен или частичен работен ден за контрол.
• Трябва да персонализирате всяка настройка за предупреждение и наблюдение, за да приспособите платформата към вашите нужди.
• Можете да получите достъп до всички функции от платформата на софтуера за уникални възможности за мониторинг, които повишават както сигурността, така и производителността.

HipChat

HipChat работи доста добре като допълващ инструмент за платформите в стил WorkZone. Това е инструмент за управление на времето, който по същество е незабавен месинджър, създаден за работни места. Ще можете да го използвате за настройка на постоянни чат стаи или за комуникация 1 на 1.

Една от най-полезните му функции е пълна история на чата и сега служителите, които са пропуснали среща в HipChat, вече няма да трябва да прекъсват някой друг, за да наваксат, просто ще трябва да преразгледат сесията и да я прегледат бързо.

Този софтуер за проследяване на времето е важен инструмент за проверка на ежедневната работа на служителите и може да се окаже възможност да се идентифицират кои стратегии водят до най-голяма производителност.

WorkiQ

WorkiQ е инструмент, който проследява компютърното поведение на служителите и предоставя отчети за времето им, прекарано в непродуктивни и продуктивни приложения. Таблото за инструменти предлага ясни визуални изображения, които ще ви кажат кои служители и активно ангажирани с тяхната работа и кои непрекъснато се разсейват.

Този инструмент ви предлага силата да категоризирате всички видове дейности, да проследявате процеси във всички приложения и да сравнявате как различните потребители обработват подобни единици работа. Таблата за управление ще осигури следните предимства:

• Идентифициране на непродуктивно поведение в момента на възникване
• Забелязване и възнаграждаване на продуктивното поведение
• Сравняване на реалната производителност на служителите, включително комбинацията и сложността на работата на служителите
• Управление на отдалечени работници
• Определяне на най-добрите изпълнители, за да могат да възпроизвеждат процесите си във времето
• Подобряване на разпределението на работата чрез идентифициране на недостатъчно използвани умения или преуморени служители

DeskTime

DeskTime е просто и сигурно приложение за проследяване на времето, което ви позволява да увеличите ефективността и производителността на вашата компания. Използвайки този инструмент, можете по-лесно да наблюдавате ежедневната дейност, отпуските по болест, извънредния труд и ваканциите на служителите си. Ще можете да получите ясен преглед на работния процес на вашия екип. С DeskTime можете да проследявате приложения, URL адреси, а също и времето офлайн и можете също така да имате достъп до подробни данни относно начините, по които вашите служители използват приложения и уебсайтове и какво правят, когато не са онлайн.

Инструментът предлага вашите автоматични скрийншоти и проследяващи скоростта на активност, което ще ви позволи да следвате времето, прекарано в отделни проекти. DeskTime предоставя задълбочена информация и отчети за таксуване и можете да го използвате, за да персонализирате лесно, да изтеглите и също да изпратите CSV отчети, за да дадете на клиентите си най-точна информация относно количеството работа и време, изразходвано за всички проекти, разработени от бизнеса, Можете да наблюдавате местни и отдалечени екипи както от мобилния си, така и от работния си плот и по този начин сте в състояние да спестите време, като прегледате отчетите за работата на вашия бизнес, докато сте в движение. Екипът за поддръжка на инструмента е достъпен чрез чат, гласова поща и също имейл. Екипът на DeskTime спазва стандартите за сигурност в бранша, за да защити личната информация, която им е предоставена.

Асана

Асана е инструмент, който предлага задачи, проекти, табла за управление и разговори, за да позволи на екипите да движат работата по-ефективно от началото до края. Можете да го използвате, за да видите напредъка на всеки проект, без да насрочвате среща за състоянието или без да е необходимо да изпращате имейли. С този инструмент ще можете да използвате персонализирани полета, за да проследявате всичко, което е от голямо значение за вас, независимо дали става въпрос за грешки, кандидати за работа или потенциални клиенти.

Можете да организирате задачите си в споделени списъци или табла за всички ваши срещи, програми и инициативи. Секциите и колоните ще ви позволят да персонализирате Асана, за да съответства на работните ви процеси и да добавите структура към всички ваши проекти.

Ще можете да разделите работата на дадена задача на по-малки части или да разделите работата между множество проекти и когато една задача стане голяма и важна инициатива, вие ще можете бързо да я превърнете в проект.

Поведението на служителите е непредсказуемо и с помощта на тези страхотни инструменти ще можете да повишите тяхната ефективност на работното място и общата производителност на вашия бизнес. Прегледайте всички тях и изберете любимия си, според вашите нужди. Ние гарантираме високото качество на всички инструменти, които обсъдихме по-горе за наблюдение на дейността на вашите служители по време на работа.