Търсите ли лесен, но прост начин за сътрудничество и споделяне на задачи с вашия екип? Приложението Microsoft Planner ви помага да правите точно това и още.

От въвеждането си приложението Microsoft Planner подпомага различни екипи по целия свят, като им помага да създават нови планове, да организират и задават различни задачи, да споделят документи, да обсъждат чрез чат над какво работи всеки човек и да получават актуализации за напредъка по всяка задача.

Просто казано, приложението предоставя визуален начин да организирате екипната работа и да бъдете в течение с напредъка за различни задачи.

Приложението е създадено за Office 365, но е достъпно само за потребители с Office 365 Enterprise (E1-E5), Business Essentials, Business Premium и абонаментни планове за образование.

Това означава, че тя не е достъпна за държавен абонамент или за лична употреба.

Някои от задачите, които можете да изпълните с приложението Microsoft Planner, включват:

• Сътрудничество с вашия екип
• Прикачете файлове, снимки, документи или връзки
• Добавете контролни списъци към задачите
• Добавете коментари към задачите
• Задачи за флага с етикети
• Задайте и актуализирайте напредъка на задачите
• Задаване или добавяне на картинка за предварителен преглед на задачи
• Вижте напредъка на вашите планове
• Преглед на всички задачи и планове
• Получавайте имейли за задачи и планове
• Изтрийте задачи или планове
• Проследявайте напредъка отвсякъде и на всяко устройство

Как да създадете план в приложението на Microsoft Planner

Microsoft Planner ви позволява да създавате план, да организирате и изграждате своя екип, да назначавате задачи и да получавате актуализации за напредъка.

Потребителите, които са нови в Microsoft Planner, могат да започнат, като посетят task.office.com, създават планове в уеб приложението, след това преглеждат и актуализират плановете си на мобилни устройства. Съществуващите потребители могат да получат Planner чрез уеб или мобилни платформи.

За да започнете, изпълнете следните прости стъпки по-долу:

1. Впиши се
2. Създайте план
3. Добавете задача
4. Задайте дата за вашата задача
5. Категоризирайте задачите си
6. Добавете хора от вашия екип
7. Задайте задачи на различни членове на екипа
8. Следете напредъка

Стъпка 1: Влезте

Както споменахме по-рано, Microsoft Planner е достъпен само за абонаменти за работа или за училище, така че за да влезете, се нуждаете от идентификационни данни за вход в работата или училището.

Важно е да се отбележи, че не се нуждаете от инсталиране на софтуер на вашия компютър или друго устройство, за да използвате приложението. Просто се свързвате с него чрез вашия уеб браузър.

След като влезете, можете да направите следното:

• Достъп до вашия сайт за работа или учебно планиране
• Преглеждайте, редактирайте и създавайте планове
• Преглеждайте, редактирайте и създавайте задачи
• Чат с членовете на екипа
• Следете напредъка по планове и задачи

Ето как да влезете в Microsoft Planner:

1. Отворете уеб браузър
2. В адресната лента въведете http://office.com/signin или
3. Натиснете бутона Enter на клавиатурата си
4. Изберете акаунта, в който искате да влезете
5. Въведете своя имейл адрес и парола за избрания от вас акаунт
6. Впиши се

Забележка: ако вече сте влезли или имате среда за Office 365 за работното си място, можете да се свържете директно с Microsoft Planner чрез стартовия панел за приложения.

Изпълнете следните стъпки, за да изпълните това:

1. Изберете програма за стартиране на приложения в прозореца на браузъра
2. Изберете плочката за планиране на началната страница или панела с приложения
3. Свържете се с Планер

Създаване на акаунт в Microsoft Planner

За да влезете, вашата работна или училищна институция трябва да сте се регистрирали за подходящ план на Office 365, след това вашият администратор ви дава акаунт.

Ако не сте в състояние да влезете въпреки това, консултирайте се с бюрото за работа или училище.

Стъпка 2: Създайте план

След като влезете в Microsoft Planner, можете да получите достъп до сайта и по този начин да можете да видите плановете, налични за всяка от вашите групи от Office 365.

Има два различни типа планове: публичен и частен.

Обществените планове са видими за всички от вашата работа или училищна организация, което означава, че се появяват, когато някой в ​​организацията търси план, докато частните планове са видими за конкретни хора, добавени към плана.

Забележка: Ако направите плана си публичен или частен, вашата Office 365 група също се прави публична или частна.

За да създадете план, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете план, като отидете на Любими планове или Всички планове (можете също да стартирате нов план, като изберете Нов план
2. Ако изберете Нов план, дайте име на плана си

   

3. Изберете кой може да види вашия план
4. Изберете Опции, за да:

• Добави описание
• Решете дали автоматично да се абонирате за нови членове за известие

1. Създайте план

Забележка: създаването на нов план създава и нова група Office 365. Това облекчава сътрудничеството както в Microsoft Planner, така и в други приложения като Outlook и OneDrive, наред с други.

След като създадете план, следващата стъпка е да добавите задачи.

Стъпка 3: Добавете задачи, задайте дати и категоризирайте

Така че успешно сте влезли в системата, създадохте план и сега искате да добавите задачи към плана си.

Добавянето на задачи е просто разбиване на това, което трябва да се направи и от кого.

Ето как да добавите задачи към плана си:

1. Под полето За да въведете име на задача
2. Изберете Добавяне на задача (можете да добавите няколко задачи, като напишете име на задача, след това натиснете Enter и продължете да пишете, за да добавите още. Ако не можете да видите полето За да направите, щракнете върху знака + плюс, за да покажете полето, след което добавете задача

Можете да добавите повече подробности към задачите си и да определите появата на Съвета.

Microsoft Planner ви позволява да направите следното със задачите, които създавате:

• Задайте картинка за визуализация за всяка задача. За да направите това, прикачете файл, снимка или връзка към задачата или добавете контролен списък.

Първата снимка, файл или връзка, която прикачвате, става визуализацията. Ако искате да използвате различен прикачен файл като преглед или вместо това да използвате описание, изберете задачата и след това изберете Покажи на картата. За да премахнете визуализацията, премахнете отметката от полето Покажи на картата.

• Добавете начална и крайна дата на задачата. За да направите това, изберете задача, след това добавете начална дата и крайна дата.

Датите също могат да се добавят, когато създавате нова задача, като изберете Задаване на дата на падеж.

Ако откриете, че датата е червена, това означава, че задачата е просрочена, дори ако тя все още е в ход.

• Задачи за флага с етикети. Етикетите ви помагат бързо да забележите черти, споделени от различни задачи, като местоположение, време и изисквания за задачи.

За да добавите етикети към задачите си, отидете на Board, изберете задача, изберете цветните полета вдясно, след това изберете знамето, което ще използвате, и го наречете.

Стъпка 4: Добавете хора към вашия екип

За да добавите хора към вашия екип, изпълнете следните стъпки:

• Отидете при Планировчик
• Изберете членове
• Въведете името на члена, който искате да добавите

Забележка: в момента можете да добавяте само хора в рамките на вашата организация. Съществува обаче план за разработка, който да даде възможност на потребителите да добавят хора извън техните организации. Можете да видите още функции, които в момента се разработват, в пътната карта на Office 365.

След като добавите хора, можете да им зададете задачи.

Ако трябва да премахнете някой от списъка или вече нямате нужда от някой в ​​плана си, изпълнете следните стъпки:

1. Изберете стрелката до членове на плана
2. Насочете човека, когото искате да премахнете
3. Изберете трите точки
4. Изберете Премахване

Стъпка 5: Следете напредъка

• Задайте и актуализирайте напредъка на задачата. Приложението Microsoft Planner категоризира задачите в не стартирани, текущи и завършени.

Можете да актуализирате напредъка, като изберете задачата, след което използвайте падащото меню Прогрес. Можете да използвате контролен списък, за да следите напредъка по задачите. Ако обаче търсите по-широк план или за да видите цялостния напредък на задачите, изгледът на диаграмите ще ви осигури това. След като приключите със задачата, маркирайте я като завършена, като я насочите към нея и изберете отметката.

Забележка: можете да видите завършените задачи, като превъртите надолу в списъка със задачи и изберете Покажи завършено.

След като задачите ви са зададени, можете да ги организирате в кофи и да добавите тези, с които ще работите.

Как да получавам известия по имейл за задачи

Понякога искате да следите задачите си в движение, а това става възможно чрез известията по имейл в приложението Microsoft Planner.

Известията по имейл се активират, след като създадете план, когато сте добавени като член на съществуващ план, ако друг член коментира задача, която сте коментирали, ако собственикът на плана включи известия за задачи или ако сте абонирани за план.

Собствениците на планове могат също да изпращат известия през приложението до емисиите на плана, когато задачата е зададена или маркирана като изпълнена.

Известията обикновено са изключени по подразбиране, така че за да ги получите, трябва да ги включите.

За да получавате известия по имейл, ето какво трябва да направите:

• Изберете трите точки отдясно на плана си
• Изберете Редактиране на план

  

• Изберете Изпращане на известия за задаване и изпълнение на задачата в емисията за разговори на плана
• Поставете отметка в квадратчето, за да включите известията (за да изключите известията, махнете отметката от същото поле).

За да се абонирате за план, изберете трите точки вдясно на плана и след това изберете Следване на плана във входящата кутия. Направете същото, за да се отпишете, но изберете Спри следващ план във входящата поща.

Плюсовете и минусите на приложението Microsoft Planner

Професионалисти

• Организирайте екипната работа и свършете повече
• Лесен за използване, тъй като можете да го стартирате с едно щракване
• Организирайте работата визуално
• Видимост и прозрачност
• Безпроблемно сътрудничество с вашия екип
• Известия по имейл за задачи и планове
• Работете на всичките си устройства
• Налични канали за изпращане на обратна връзка в случай на проблеми с приложението

Против

• Не се предлага за лична или държавна употреба
• Приложението не е напълно развито като други приложения за екипно сътрудничество като Asana, тъй като някои функции все още са в процес на разработка

Изтеглете приложението Planner от Microsoft Office Store.

Споделете с нас своя опит с използването на приложението Microsoft Planner в секцията за коментари по-долу.